Sempre recebo questionamentos a respeito de gerenciamento de obras à distância. Será que dá certo ou não? Por isso, acho que é um tema pertinente para abordar desta vez. Pois bem, imagine várias obras acontecendo simultaneamente em um escritório de arquitetura, algumas delas em cidades e Estados diferentes e, ainda por cima, tudo isso em tempos de Pandemia! Dessa forma, o gerenciamento online tornou-se uma tendência ainda mais forte do que antes de 2020. Entretanto, para que isso realmente tenha sucesso é preciso que sejam feitas ações importantes, além do uso de ferramentas inteligentes de gestão. Vamos conferir algumas delas?
Primeiro, é preciso compreender o que realmente é supervisionar uma obra à distância. Eu entendo como gerenciamento, o fato do responsável (seja ele um arquiteto, engenheiro, ou outro profissional) estar ali acompanhando diariamente o andamento dos trabalhos. O que vai mudar apenas é o “meio”, mas a atenção com a sua equipe precisa continuar a mesma, ou até maior. Não adianta simplesmente largar a obra sozinha e ligar uma vez por semana somente para se atualizar. Com certeza isso vai gerar problemas futuros!
Tecnologia, a nossa grande aliada
Hoje em dia temos que aproveitar toda a tecnologia disponível a nosso favor. Atualmente, é possível ter câmeras wi-fi nas obras de forma bem simples! É só instalar um sistema de internet e pôr as câmeras onde quiser, apenas com uma tomada. Antigamente, era necessário passar cabeamento em tudo e dava muito mais trabalho. Com essa ajuda virtual, você vê quantas pessoas têm na obra, o que eles estão fazendo, o horário que chegaram e saíram, etc. Portanto, a câmera é uma excelente ferramenta online. Desse modo, você não estará lá de forma presencial, mas poderá visualizar tudo o que está acontecendo em tempo real.
Outra maneira de estar mais próximo de sua equipe é através de videoconferências, que poderão substituir as reuniões presenciais, para que todos possam tirar dúvidas e apresentar o que será feito na próxima etapa do projeto. Aliás, nesse último um ano e meio cresceu muito o número de opções de aplicativos com essa funcionalidade, em razão do aumento do trabalho remoto. Portanto, é só escolher um de sua preferência.
Mais uma ideia bem interessante é colocar uma fechadura eletrônica no endereço da obra. Além de toda a segurança e praticidade que oferece, por meio dela também será possível criar um controle de ponto digital, em que você mesmo irá monitorar os possíveis atrasos dos funcionários, ou até mesmo quem está trabalhando até mais tarde.
Treine sua equipe
Agora vou abordar outro ponto bem importante. Não adianta você disponibilizar todo tipo de tecnologia, mas não ter uma equipe qualificada para utilizá-la, não é mesmo? Ou então, pelo menos, um profissional responsável, que faça o intermédio entre você e o restante dos funcionários, para auxiliar no uso das novas ferramentas. Aliás, o fato de você ter um representante de confiança na obra (seja ele um engenheiro residente, um mestre de obras, um coordenador, etc.) também é imprescindível para tirar as dúvidas dos colaboradores no dia-a-dia. Pois, com certeza, haverá pessoas com diferentes níveis de conhecimentos e acesso às tecnologias no local.
Organização em bobro
O gerenciamento à distância também pede que a organização seja ainda maior. Veja o caso da compra de materiais. Na forma presencial, você mesmo recebe o produto e já guarda os comprovantes numa pasta. Afinal, você está ali para organizar e controlar tudo. Porém, sem a sua presença, será necessário implementar um processo que seja muito claro para todos. Então, seguindo esse exemplo, caso chegue uma nota fiscal na obra, peça para que os funcionários tirem fotos, encaminhem para o escritório conferir e registrar imediatamente. Por meio desse e de outros processos bem explicados, o dia-a-dia de trabalho seguirá de forma tranquila.
Mais um exemplo é sobre a revisão de plantas de projetos. Quando ocorrer uma atualização, todo o pessoal deverá ser avisado e, imediatamente, será necessário imprimir a planta nova e rasgar a mais antiga, de modo que não ocorra nenhuma confusão futura.
Assim, tais processos vão se tornando hábitos naturais conforme as pessoas forem incorporando. Por isso, marque videoconferências frequentes para instruir cada vez melhor seus colaboradores. Afinal, a mesma qualidade de trabalho pode ser mantida de perto ou remotamente.
Bruno Moraes (@brunomoraesarquitetura)
Arquiteto pela Belas Artes, pós-graduado pela FAU-Mackenzie, especialista em gestão e execução de obras. Atuou no escritório de Siegbert Zanettini e foi o arquiteto do Programa Eliana, do SBT.
