Hoje vamos falar de um tema que já faz parte da vida de todos: a tecnologia. Sua importância é enorme em todos os setores e, não poderia deixar de ser na área da arquitetura, pois contribui muito para o gerenciamento das obras, assim como no andamento do escritório como um todo. É só observar que a maior parte das empresas estão migrando para sistemas de aplicativos ou softwares de gestão. Portanto, se essa mudança não fosse tão benéfica, com certeza não estaria ocorrendo com tanta frequência. Afinal, é preciso bastante tempo para migrar todas as informações. Mas acredite, vale muito a pena!
Migração
Sobre esse assunto eu consigo falar com propriedade, pois passei exatamente por isso no meu escritório. Nós ficamos praticamente um ano tirando tudo de planilhas de Excel e de documentos em papel, para então conseguir digitalizar e passar tudo para uma nova plataforma. Nesse período nós fizemos uma série de testes para verificar o que estava funcionando e o que necessitava de melhorias. Nossa equipe dava feedbacks e então os ajustes eram feitos. Por exemplo: “Não estamos conseguindo fazer a solicitação de materiais, que tal criarmos um botão para realizar esse tipo de pedidos?” … e assim por diante.
Antes e Depois
Graças a tecnologia atual, pós migração, nós temos muita precisão e controle das atividades. Entretanto, tudo isso deu certo porque soubemos implantar o sistema com muito cuidado. Hoje em dia, o acesso pode ser feito através de um site e de um aplicativo onde estão 100% das informações aqui da empresa. Enfim, tudo o que eu precisar acessar, eu consigo de forma fácil.
Antigamente, as informações de cada departamento estavam guardadas em locais totalmente diferentes. Alguns tinham seus dados armazenados em plataformas específicas (ex: controle financeiro); outros em tabelas do Excel (ex: informações do RH); ou então em arquivos de Word (ex: contratos de clientes), etc. Dessa forma, não havia cruzamento de informações. Agora, com a migração, tudo está interligado. Portanto, o risco de algum dado se perder ou ter algum tipo de erro no processo é muito menor. Por isso, eu afirmo que vale investir na tecnologia.
Case de Sucesso
No caso das solicitações de materiais de construção, eu tenho um exemplo muito interessante de como a organização ajudou (e muito!) a nossa rotina de trabalho. Antes, a equipe fazia os pedidos de materiais através do WhatsApp, o que gerava uma grande confusão, pois algumas mensagens se perdiam, ou os nomes dos produtos vinham errados, o que gerava devoluções futuras. Depois, tentamos implantar tudo numa planilha do Excel, mas que também demandava bastante tempo, pois o engenheiro tinha que parar alguma de suas atividades para subir os itens pelo computador. No entanto, muitas vezes, nem dava para ficar ligando o notebook na obra, em razão da poeira e da movimentação geral. Então, ele tinha que sair mais cedo de lá e ir ao escritório para fazer isso. Conclusão: essas solicitações eram realizadas na última hora ou com atrasos.
Assim, eu identifiquei um problema muito sério dentro dos meus processos, pois isso estava tirando tempo de gerenciamento de uma pessoa qualificada. Com a ajuda do novo aplicativo, o profissional está andando ali na obra, já faz a solicitação imediatamente e isso vem direto para a pessoa encarregada da área de compras. Além disso, no meio online há uma padronização dos nomes e termos relacionados a cada produto, o que impede os problemas de compra de materiais errados.
Tempo é dinheiro!
De forma geral, nós conseguimos encurtar todos os nossos caminhos. O meu setor de finanças, por exemplo, não precisa ficar entrando na pasta de contratos, para ver o valor e lançar no contas a receber. Afinal, o sistema já reconhece isso automático. Hoje, eu não tenho que verificar tudo porque a plataforma já me passa as informações e gráficos que eu preciso em tempo real. Eu entro no login e senha, bato o olho na tela e já sei como está todo o financeiro da empresa, como estão todos os cronogramas de obras, não preciso ficar estudando o que está acontecendo para cruzar as informações. Ou seja, a gente ganhou muito tempo em todos os processos internos. Isso não tem preço!
Por exemplo, com meu time aqui no escritório, se antes eu executava 20 projetos e cinco obras, hoje eu consigo fazer o dobro disso ou até mais, porque eu consegui cortar o tempo e a burocracia de alguns processos e joguei tudo isso para um aplicativo. As pessoas conseguiram agregar mais valor para a empresa e realizar novas atividades.
Em caso de prejuízos financeiros, outro ponto importante é poder auditar os processos. Desse modo, se você tiver tudo lançado em um sistema fica mais fácil identificar de onde está vindo o problema. O que talvez demorasse um dia inteiro, pode levar 5 minutos para ser desvendado. Por exemplo, você pode identificar rapidamente, que no último mês a empresa teve muitos gastos com mão de obra e equipamentos, mas entraram poucos pagamentos de clientes no período. Pronto, o motivo foi esclarecido!
Gerenciamento à distância
Para encerrar a listinha de benefícios, volto a falar do meu artigo anterior, em que citei as vantagens de acompanhar a equipe remotamente, principalmente em tempos de Pandemia, por meio de ferramentas de vídeo e online. Hoje, reforço a importância disso, afinal com um sistema sincronizado, você pode gerenciar obras em locais diferentes do país com a mesma qualidade. Resumindo: você consegue que pessoas de até outros Estados façam parte da sua equipe por meio de um site ou aplicativo. Ou seja, todos ganham!
Bruno Moraes (@brunomoraesarquitetura)
Arquiteto pela Belas Artes, pós-graduado pela FAU-Mackenzie, especialista em gestão e execução de obras. Atuou no escritório de Siegbert Zanettini e foi o arquiteto do Programa Eliana, do SBT.
