*Thiago Campaz, é CEO e co-fundador do VExpenses
O setor de construção civil é um dos mais complexos e importantes da economia. Mas, ao mesmo tempo, é um ambiente de difícil organização, devido ao grande fluxo de informações, processos e materiais. Justamente por esse motivo, é imprescindível ter processos integrados, com controles centralizados que permitam uma visão geral de todas as atividades da empresa, inclusive no que diz respeito ao financeiro.
A falta de controle coloca a empresa em ameaça de grandes prejuízos que podem levá-la a dificuldades financeiras irreversíveis. E o primeiro passo para evitar esse cenário é realizando um controle de custo preventivo, evitando qualquer gestão reativa. Caso contrário, é possível que muitas despesas imprevistas, desperdícios de materiais e mão de obra e retrabalho apareçam no meio do caminho, gerem custos das mais diferentes naturezas, e prejudiquem o projeto.
Nesse processo, depender de um Excel – que era muito usado antes, em um cenário onde não havia tanta tecnologia – pode ser um grande risco. Aliás, podemos dizer que, hoje em dia, já não é mais aceitável que empresas com grandes operações ou situações complexas ainda sejam reféns de ferramentas manuais, dado a vasta gama de soluções disponíveis no mercado.
O mais adequado, no cenário atual, é utilizar ferramentas digitais que disponibilizam e salvam qualquer tipo de informação em nuvem, que permitam o acesso em qualquer lugar, hora e dispositivo e auxiliam no controle de todo o fluxo do trabalho ao longo da obra. Mas, aqui, quero falar sobre uma em especial: o cartão PJ – também conhecido como cartão para empresas. Isso porque os benefícios com a utilização dele são inúmeros, e falarei mais sobre isso agora.
Para o departamento financeiro, por exemplo, quando a empresa tem um cartão para ser usado por todos os departamentos, fazer a classificação manual de todos os pagamentos presentes nessa única fatura é bastante trabalhoso. Poder segregar para o fechamento do mês ajuda muito. Funciona ainda melhor com a possibilidade de ter um cartão para cada área e/ou projeto integrado a uma plataforma de gestão que centralize o controle dos gastos e ofereça mecanismos facilitados de atribuição de despesas a colaboradores, projetos ou centro de custos.
Grandes operações exigem que seja posto em prática o “dividir para conquistar”. Afinal, tecnologias como a que citei anteriormente evitam os conhecidos “gastos fantasmas”, dando muito mais controle e visão ao financeiro da empresa, facilitando a operação e economizando tempo na hora da prestação de contas e do fechamento financeiro.
Já para os líderes de projeto, o maior benefício é a descentralização dos pagamentos e aumento de autonomia sobre a compra de insumos e remuneração de fornecedores. Isso agiliza o processo e a obra não precisa ficar parada devido à falta de algum material.
E para o setor de compras, que é responsável por adquirir os materiais previstos para todos os projetos, o cartão PJ, além de ser um meio de pagamento favorável por possuir limites personalizados e já contar com a plataforma de gestão e prestação de contas integrada, ele também agiliza o processo de compras de materiais não previstos. Dessa forma, reduz a necessidade de armazenamento de equipamentos e de alocação de insumos. Ao mesmo tempo que ainda conseguem manter o controle, em tempo real, sobre o que está sendo obtido a mais em cada trabalho, e de qual fornecedor o material está vindo.
Por fim, acredito que essa solução é mais um passo garantido para o sucesso de qualquer corporação. A tecnologia hoje nos possibilita implementar diversos tipos de serviços que facilitam o dia a dia, principalmente quando envolve a parte financeira, que é tão complexa e merece uma atenção especial. É imprescindível que as empresas estejam aptas para inovar, esse é o futuro, e quem ficar para trás, terá prejuízos incalculáveis. Pense nisso!
